Hoe houd je als organisatie grip op inkoop, voorraadbeheer en budgetten? Hoe pak je in een bedrijf met diverse vestigingen en afdelingen de validatie en autorisatie van inkopen aan? Hoe signaleer je tijdig of er gevaar van overbesteding dreigt? Het antwoord is even simpel als duidelijk: met iShopper biedt u medewerkers de gelegenheid tot het plaatsen van bestellingen, binnen het systeem worden uitgaven direct aan budgetten gekoppeld. Al is de organisatie nog zo complex, het hoofd inkoop overziet in één oogopslag inkopen, voorraden en de budgettaire consequenties.

» Inkoopapplicatie «

De praktijk leert dat het beheren van het volledige inkooptraject binnen organisaties een lastige zaak is. Pas achteraf, op het moment dat facturen binnenkomen, rijzen de vragen. Is de bestelling binnen? Klopt de factuur? Is de prijs conform de afspraak? Door welke afdeling is de bestelopdracht geplaatst? Is het budget nu alweer overschreden … ?

iShopper is een inkoopapplicatie die gezien kan worden als een aanvulling op uw financiële systeem. Medewerkers binnen uw organisatie kunnen decentraal bestellingen plaatsen, de verantwoordelijke budgethouders beoordelen de aanvraag, het programma controleert of er budgettaire ruimte is en vervolgens kan de hele workflow tot en met de aflevering en facturatie elektronisch gevolgd worden.

In meerdere complexe organisaties en bedrijven (al dan niet bestaande uit diverse afdelingen, vestigingen en locaties) waar iShopper is geïmplementeerd, bewijst de applicatie inmiddels zijn grote diensten. Het programma bespaart niet alleen tijd en geld, het stroomlijnt de inkoop en plaatst u in een positie waarin het inkoopproces proactief aangestuurd kan worden.

» Rollen en petten «

In de backoffice worden autorisatieregels vastgelegd en wordt de workflow gedefinieerd. Het management bepaalt wie tot welk limietbedrag budgethouder is. Het Bevoegdhedenregister kan in iShopper één op één worden geïntegreerd. Daarmee liggen de kaders vast. De eindverantwoordelijke binnen een organisatie kan het proces van accorderen op afstand monitoren. Als de inrichting van uw organisatie in de toekomst verandert, is de workflow eenvoudig aan te passen. Dat maakt de applicatie tot een toekomstbestendige investering.

» Bestellen «

Door middel van het workflowmechanisme worden bestelaanvragen automatisch bij de juiste functionaris neergelegd. De decentraal ingestuurde (en door de verantwoordelijke budgethouder gefiatteerde) bestellingen worden verzameld op één bestellijst. Hoewel er een centraal artikelenbestand is, kunnen ook ‘ad hoc producten’ en diensten worden aangevraagd.

iShopper geeft inzicht in de verwachte budgetbestedingen en signaleert direct wanneer er sprake is van overbesteding. Aan de hand van levertijd en bezorgdagen van het bedrijf kan een verwachte leverdatum worden bepaald. Deze datum kan handmatig worden aangepast. De besteller heeft de mogelijkheid in iShopper om de status van zijn bestelling op de voet te volgen. Dit voorkomt onnodige telefoontjes.

» Ontvangstregistratie «

De ontvangstregistratie kan zowel centraal als decentraal geschieden. Dat geldt ook voor deelleveringen en annuleringen. iShopper detecteert als goederen niet tijdig arriveren, zodat eventueel met de leverancier contact kan worden gezocht. Afwijkende facturen (niet ontvangen goederen, foutieve factuurbedragen etc.) worden door iShopper onmiddellijk gesignaleerd en geblokkeerd.

In de praktijk blijkt dat iShopper 80% van de ontvangen facturen automatisch kan matchen. Deze facturen kunnen direct worden afgewikkeld in uw financiële systeem. De besparing in tijd is bijzonder groot. Alleen facturen die niet kloppen, omdat bijvoorbeeld het factuurbedrag niet juist is, worden in het systeem opgevangen.

iShopper genereert tevens managementinformatie. Zo kan er een analyse gemaakt worden van de tijdigheid waarmee de diverse leveranciers hun verplichtingen tot nu toe zijn nagekomen.

» Magazijnbeheer «

Met de module Magazijnbeheer kunnen aanvragen voor bepaalde artikelen door één of meerdere interne magazijnen worden afgehandeld. iShopper bewaakt het voorraadniveau en doet, op basis van vrij inrichtbare drempelwaarden, automatisch voorstellen voor bestellingen om het magazijn aan te vullen.

» Betalen «

Met iShopper komt een definitief einde aan het arbeidsintensieve en foutgevoelige traject van coderen van inkomende facturen. iShopper matcht facturen automatisch met de ontvangen bestellingen. Omdat voorafgaand aan de bestelling budgettair akkoord is verleend, kunnen facturen direct worden doorgesluisd naar uw financiële pakket. iShopper is zodanig ingericht dat verbindingen met financiële pakketten relatief eenvoudig zijn te realiseren. Een koppeling met Exact is beschikbaar. De applicatie biedt de mogelijkheid om inkomende facturen te scannen en digitaal op te slaan.

» Wel of geen BTW«

Uniek is dat iShopper correct om kan gaan met BTW-vrijstelling. Dat is voor bijvoorbeeld zorginstellingen, stichtingen en verenigingen een welkome verademing.

» Niet reactief maar proactief «

Een belangrijk voordeel van iShopper is dat budgetbeheersing een proactief proces is, in plaats van een reactief proces. Bij het plaatsen van een bestelling (waar dan ook binnen de organisatie) wordt namelijk door middel van een ‘stoplicht’ direct duidelijk gemaakt hoe het budgetverloop is en of er nog budgetruimte resteert. iShopper houdt hierbij niet alleen rekening met reeds ingeboekte facturen, maar ook met aangegane verplichtingen waarover nog geen factuur ontvangen is.

» iShopper webversie «

In aanvulling op de Windowsversie heeft Archifact het programma nu ook voor het web ontsloten. Op elke pc met internetaansluiting en op elk gewenst moment kunnen medewerkers met hun code inloggen. Zij kunnen winkelen “vanuit de luie stoel”.

Klanten die reeds gebruik maken van de webversie waarderen de intuïtieve gebruiksinterface: na een korte introductie kan men er direct mee aan de slag.

» Bestellen «

Aanvragen met iShopper/Web is net zo eenvoudig als winkelen op het internet. U meldt zich aan met gebruikerscode en wachtwoord en geeft aan voor welke afdeling u producten of diensten wilt gaan aanvragen. Het systeem toont een bestelscherm waarin de aan te vragen artikelen worden gepresenteerd.

Men kan zoeken op categorie en subcategorie, maar ook op een stukje willekeurige tekst voor het geval men niet precies weet in welke categorie een artikel te vinden is. Medewerkers kunnen ook een filter aanzetten, waardoor alleen reeds eerder bestelde artikelen worden getoond. Met een simpele klik op het “winkelwagentje” worden producten direct aangevraagd. Ook afwijkende artikelen, die niet in de catalogus voorkomen, kunnen worden aangevraagd.

» Accorderen «

De aanvraag volgt het workflowtraject: de functionaris voor wie aanvragen ter fiattering klaarstaan, wordt per e-mail geattendeerd. Het traject waarlangs de aanvraag loopt wordt bepaald door het type aanvraag en door de (door u zelf in te richten) workflow. Elke stap van de workflow wordt met de webapplicatie ondersteund.

» Budgetbewaking «

Bij het budgetakkoord wordt automatisch inzicht gegeven in de resterende budgetruimte. Daarbij wordt rekening gehouden met de geboekte kosten, maar ook met facturen die nog binnen moeten komen. iShopper/Web biedt de mogelijkheid om budgethouders via het web hun eigen budgetten te laten beheren.

» Volgen «

Via internet kunnen aanvragers de status van hun bestelling volgen: is de aanvraag al goedgekeurd? Is de bestelling al verzonden? Wanneer wordt de levering verwacht? Dit voorkomt onnodige vragen.

» Ontvangstregistratie «

Ook het in ontvangst nemen van goederen wordt webmatig afgewikkeld: met één klik worden ontvangen bestellingen (of een deel ervan) gemarkeerd. Als een levering te lang op zich laat wachten wordt dit door iShopper/Web in een signaaloverzicht aangegeven. Na het verstrijken van de verwachte ontvangstdatum kan dit aanleiding zijn om leveranciers na te bellen.

» Maatwerk «

iShopper is een generiek programma dat door onze bedrijfsanalisten op elke specifieke bedrijfsvoering kan worden aangepast. Dankzij het unieke SoftwareFactory-concept van Archifact is het mogelijk om specifieke wensen als maatwerk te integreren. Daarmee is de applicatie voor elk marktsegment in te richten. Indien u geïnteresseerd bent in onze aanpak, dan nodigen wij u graag uit contact met ons op te nemen voor een demonstratie en nadere toelichting. Wij staan tijdens de intake uitgebreid stil bij uw bedrijfsvoering en uw individuele eisen en wensen. Met iShopper beschikt u over een waterdichte en gebruiksvriendelijke applicatie.

» Modules «

iShopper bevat onder andere de volgende modules:

• Registratie van aanvragen
• Bestellen van producten
• Ontvangstregistratie
• Factuurmatching
• Budgetbewaking
• Magazijnbeheer
• Webfuncties analoog aan 1,2,3,5

«« Terug naar de product index.