Met iCu wordt de complete administratie van uw gedetacheerde medewerkers een stuk eenvoudiger. Zodra de contractgegevens zijn ingevoerd, staan de facturen in feite klaar om verzonden te worden. U bespaart aanzienlijk veel tijd en beschikt altijd en op elk moment van de dag over gegevens die up-to-date zijn.iCu bestaat uit een aantal modules, die samen één geïntegreerd geheel vormen. Centraal in het programma staan uw klanten, hun contracten en uw medewerkers. Uw informatie in historisch perspectief, is altijd up-to-date én correct. iCu signaleert, zet zaken klaar om geaccordeerd te worden en stuurt medewerkers aan op basis van de contractafspraken met de klant. » Relatiebeheer «Klanten, leveranciers en medewerkers vormen het belangrijkste kapitaal binnen uw bedrijf. Een goede administratie van uw relaties is dus van groot belang. iCu maakt het u gemakkelijk. Per bedrijf voert u vestigingen, afdelingen, contactpersonen met hun functie en de verschillende soorten adressen in. Daarmee legt u altijd het juiste contact op het juiste niveau. Ook van uw medewerkers houdt u de historie van alle relevante gegevens vast, variërend van functie en uurloon tot de gezinssamenstelling aan toe. Gemaakte afspraken en de invoergegevens van een nieuw contact legt u eenvoudig vast. Documenten uit de MS-Office omgeving, zoals Word en Excel, kunnen in een handomdraai aan het contact gekoppeld worden. » Contractbeheer «In deze module legt u afspraken vast die u heeft gemaakt met klanten en leveranciers. Een contract geeft het raamwerk aan waarbinnen medewerkers worden ingehuurd of gedetacheerd. Onder de overeenkomsten vallen zaken als uurtarief, overwerktarieven, werktijden, concurrentiebeding en overige vergoedingen, zoals consignatiediensten en reiskosten. Overeenkomsten en contracten zijn eenvoudig te verlengen, waardoor tariefswijzigingen snel zijn verwerkt. Het is mogelijk overeenkomsten in alle vreemde talen aan te maken. » Urenregistratie «Per medewerker, ingeleend of in vaste dienst, biedt iCu de mogelijkheid om automatisch op basis van de lopende overeenkomsten een urenvergoeding aan te maken. Medewerkers registreren via het web uitsluitend afwijkende uren, als ze bijvoorbeeld verlof hebben opgenomen of overwerk hebben verricht. iCu controleert automatisch de ingevoerde uren met het contract en maakt op de factuur zichtbaar of het normale, dan wel overuren betreft. Daarmee wint u aan kwaliteit en bespaart u aanzienlijk veel tijd. Met de urenregistratie heeft u altijd zicht op de te factureren uren voor een bepaalde klant. Naast de declarabele uren kunnen ook vakantie-, ziekte-, leegloop-, opleidings- en andere uren worden opgevoerd. De geregistreerde uren worden naar een vrij in te richten periode (bijvoorbeeld week, maand) en naar jaarniveau per medewerker gecumuleerd. Naar analogie van de urenverantwoording kunnen ook de overige producten worden geregistreerd, zoals afgelegde kilometers, licenties en software. U geeft eenvoudigweg de periode en het aantal eenheden op en iCu draagt zorg voor een correcte verwerking. Er zijn aparte (online) overzichten voor de eigen medewerkers, die hen inzicht geven in bijvoorbeeld het opgebouwde vakantiesaldo, het aantal ziekte-uren en eventuele bonusuren. » Facturatie «Als contractgegevens en urenregistratie correct zijn ingevoerd, is de facturatie geen enkel probleem meer. Hoe de facturatie moet plaatsvinden (verzamelfactuur of per medewerker), in welke valuta en wie het risico loopt bij koersschommelingen, heeft u immers in het contract opgenomen. Voor de afwikkeling van facturen, debiteuren en crediteuren maakt Archifact een verbinding met uw financiële programma. (bijvoorbeeld Exact) iCu stelt een zogenoemde pre-factuur op, samengesteld op basis van de geregistreerde uren en overige producten en het tarief dat in de overeenkomst is vastgelegd. U hebt de mogelijkheid om in de pre-factuur nog wijzigingen aan te brengen, alvorens u de factuurverwerking start. iCu vergelijkt voortdurend de pre-factuur met de uiteindelijke factuur. Als u bijvoorbeeld het uurtarief van een medewerker hebt aanpast, dan zal iCu vragen of het correct is dat er een herfacturatie dient plaats te vinden. De factuur kan desgewenst in alle vreemde talen worden afgedrukt. » Dagrapporten «De module dagrapporten levert u inzicht in belangrijke informatie. U kunt hierbij denken aan gegevens als: welke medewerker is wanneer beschikbaar voor detachering, wie heeft te veel c.q. te weinig vakantie opgenomen, wie gaat uit dienst of is juist recentelijk in dienst getreden, welke uren zijn niet-declarabel gesteld, welke inleen is nog niet gedetacheerd, wie is ziek etc. De dagrapporten kunt u zelf eenvoudig naar de eigen bedrijfswensen aanpassen, onder meer in tijdigheid. » CV en Werving & selectie «Deze module is een optionele uitbreiding op de beschreven module Relatiebeheer. Met deze extra component verkrijgt u een rijkere vorm van administreren van personeelsgegevens. Per medewerker legt u informatie vast over genoten opleidingen, testuitslagen, uitkomst van gevoerde gesprekken, objectieve- en subjectieve vaardigheden, pasfoto enz. Met de “CV en Werving & selectie” complementeert u het totaalinzicht in uw menselijk kapitaal en beschikt u tegelijkertijd over een uitstekend instrument om vanuit historisch perspectief uw personeel te beoordelen en hun loopbaanontwikkeling (bij) te sturen. Een ander belangrijk voordeel van de uitgebreide CV is dat u nog adequater in staat bent om vraag en aanbod met elkaar te matchen. Vanuit een door u vast te stellen selectieschema legt u een pool aan van mogelijke kandidaten. » Webmodule «In principe zijn alle iCu-functionaliteiten te ontsluiten voor gebruik via het internet. Dat biedt u de gelegenheid om vanaf elke computer met een internetverbinding in iCu te werken. Om acceptabele transactiesnelheden te behalen dient u gebruik te kunnen maken van technologieën als Citrix of Terminal Server. Omdat niet elk bedrijf over deze faciliteiten beschikt, hebben wij de meest effectieve functionaliteiten web-enabled gemaakt:
Uiteraard kunnen wij ook andere functies uit iCu voor het web ontsluiten. U geeft uw wensen aan, onze medewerkers regelen voor een standaardprijs de rest. » Modules «iCu bevat onder andere de volgende modules:
|
Impressie van de toepassing
Met een overzichtelijk accountbeheer overziet u in één oogopslag het veld van klanten, leveranciers en medewerkers. 
Van elke contactpersoon kunnen gegevens tot in detail opgevraagd worden. 
Contractbeheer en relatiebeheer vormen de twee pijlers voor uw facturatie. 
Aan de hand van de urenregistratie per medewerker is het aanmaken van facturen in een handomdraai te regelen. 
Overzicht van facturen die klaarstaan om verwerkt te worden. 
De geregistreerde uren worden naar een vrij in te richten periode (bijvoorbeeld week, maand) en naar jaarniveau per medewerker gecumuleerd. 
iCu bewaart zowel de pre-factuur als de uiteindelijke factuur. 
De factuur kan desgewenst in alle vreemde talen worden afgedrukt. 
De dagrapporten kunt u zelf eenvoudig naar de eigen bedrijfswensen aanpassen, onder meer in tijdigheid. 
De uitgebreide CV kan naadloos in iCu geïntegreerd worden. 
Per medewerker legt u informatie vast over genoten opleidingen, testuitslagen, uitkomst van gevoerde gesprekken, objectieve- en subjectieve vaardigheden, pasfoto etc. 
Urenregistratie maandstaat: het complementeren en registreren van de urenstaten door uw medewerkers. 
Tonen saldi: inzage voor medewerkers in hun vakantie- en ziektedagen, bonussen etc. 
Overige productenregistratie: het registreren van overige producten (vrijelijk in te richten in de backoffice) door uw medewerker, bijvoorbeeld reiskosten-, dag- en standby vergoedingen. 
Afdruk maandstaat. U kunt de lay-out uiteraard zelf aanpassen. Tailor-made is standard |
