Olympus Nederland is een toonaangevende leverancier van medische en optische apparatuur, zoals digitale fotocamera’s, microscopen en instrumenten voor onder meer endoscopie en chirurgie. Het in Zoeterwoude gevestigde hoofdkantoor voor Nederland telt in totaal ruim 100 medewerkers, waarvan 25 in de verkoopbuitendienst en een serviceafdeling van ruim 30 mensen.

» Integraal «

Voor Olympus geldt dat tijdige en correcte levering van zowel nieuwe als gerepareerde instrumenten een sleutel is om marktleider in de medische wereld te zijn. Om die reden ging men op zoek naar een systeem dat tot een ultieme bewaking en verbetering van het verkoop- en serviceproces zou leiden. De applicatie moest tevens statistieken kunnen genereren, zodat ook aan de voorwaarden uit het kwaliteitssysteem ISO 9001 zou worden voldaan. “Wij vonden wel deelapplicaties, maar een integrale oplossing die software- en platformonafhankelijk kon functioneren, bleek onvindbaar. Totdat wij met Archifact in gesprek raakten,” zegt Gerard van der Hoorn, projectmanager bij Olympus Nederland.

» Flexibel «

Met MSS beschikt Olympus over een alert communicatiemiddel, zowel naar de eigen organisatie als naar de klant. Het omvat het gehele traject: van offerte tot verkoop, service en onderhoud. Gerard van der Hoorn: “Bovendien volgt MSS organisatorische veranderingen of nieuwe marketingplannen die wij initiëren op de voet. Dat betekent dat je altijd slagvaardig blijft. De applicatie van Archifact garandeert deze flexibiliteit en dat is voor elke onderneming van onschatbare waarde.”

» Communicatief «

Gerard van der Hoorn: “De basis is de markt, de (toekomstige) klanten. Die kun je binnen MSS geheel naar eigen inzicht vastleggen, met gegevens over afdelingen, contactpersonen, in gebruik zijnde apparatuur etc. Op een klantenkaart worden alle contacten met de klant geregistreerd, zoals telefoongesprekken, bezoeken, verzonden emails en correspondentie. En vanzelfsprekend ook prospectinformatie over op handen zijnde aankopen. Medewerkers in de buitendienst, zoals verkopers, servicemonteurs en logistieke medewerkers, staan via een PDA continu online in verbinding met kantoor en omgekeerd. Iedereen in ons bedrijf, waar die zich ook bevindt, kan in een oogwenk alles over een klant zien. Dat maakt een professionele indruk op de klant en dat is precies wat Olympus wil.”

» Ordergericht «

Prospectoverzichten en bewaking van follow-up zijn zaken die MSS regelt. Ook offertes worden volledig binnen MSS samengesteld, waarbij het systeem de ingevoerde gegevens controleert en zo nodig ter fiattering aan het management voorlegt. Zodra een order binnen is, komen alle gegevens terecht in de orderadministratie die de uitvoering van de order minutieus volgt. Bij de minste of geringste vertraging volgt er een signalering naar verkoper en management en zo nodig een rapportage naar de klant.

» Servicegericht «

Ook de service(-administratie) is volledig en met dezelfde flexibiliteit in MSS ondergebracht. Olympus legt er onderhoudscontracten in vast en laat het systeem de planning voor de monteurs automatisch verzorgen. Na reparatie- en servicewerkzaamheden worden via de PDA’s bestede uren en materialen doorgesluisd en volgt een factuur conform de afspraken met de klant. Voor een optimale servicegraad bewaakt het systeem bovendien de voorraad in de servicewagens. De vervanging van een bepaald onderdeel kan resulteren in stuklijsten. “De tijdwinst is enorm”, zegt Van der Hoorn. “Maar minstens zo belangrijk is de uitmuntende servicegraad die wij hebben weten te bereiken.

» Kwaliteitsinzichtelijk «

Voor Olympus heeft kwaliteitsmanagement de hoogst mogelijke prioriteit. Iedere klacht en ieder voorstel voor verbetering wordt geregistreerd. MSS bewaakt de routing en opvolging ervan. Zo ontstaat binnen de applicatie een sluitend kwaliteitshandboek en is het ISO-ondersteunend geworden. “Met MSS heeft Olympus een sterk, betrouwbaar, compleet en zeer flexibel instrument in handen dat tot een optimale procesgang en daarenboven tot forse besparingen leidt,” aldus Gerard van der Hoorn.

» Maatwerk «

Jan de Wolff, directeur van Archifact, voegt hieraan toe: “De techneut met de materie-deskundigheid heeft in onze onderneming het veld geruimd voor de bedrijfsanalist. Hij heeft de bedrijfsvoering bij Olympus beschreven en aangegeven waar een automatiseringsslag gemaakt kan worden. Onze systeemingenieurs hebben dat als richtsnoer genomen voor de ontwikkeling van MSS. In onze softwarefabriek wordt automatisch de benodigde logica gegenereerd. We kunnen onze generieke programma’s op elke specifieke bedrijfsvoering aanpassen. Branchespecifieke eisen en ook de eisen die Olympus zelf aan de bedrijfsvoering stelt, zijn door ons in de applicatie geïntegreerd.”

» Diepte-investering «

Olympus beschikt met MSS over maatwerk tegen een alleszins acceptabele prijs. Gerard van der Hoorn verwoordt het zo: “De investering verdient zichzelf terug. Dat is wat je noemt een gunstige Cost of Ownership. Maar omdat het systeem in de praktijk bovendien snel aangepast en uitgebreid kan worden aan onze business, kun je in dit geval spreken van een loepzuivere diepte-investering. Wij zijn bijzonder tevreden over MSS en de samenwerking met Archifact. Zij werken volgens het principe van fixed price, fixed date en fixed quality. Dat betekent voor ons als afnemer dat we noch onderweg, noch achteraf voor verrassingen komen te staan!”

«« Terug naar de product index.